ตัวอย่างการวิเคราะห์องค์การด้วย SWOT Analysis กรณีศึกษา : วอลมาร์ท

Wal-mart ได้เริ่มเปิดตัวในปี 1962 โดย Sam Walton ดำเนินกิจกรรมภายใต้ชื่อ War-mart และ Sam’s club เป็นร้านค้า discount store ร้านขายของราคาประหยัดมีจำนวนสาขามากถึง 3406 แห่ง และ Super center เมื่อตรวจตราการเจริญเติบโตและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง มียอดจำหน่ายเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วและทำกำไรสูงและมีการพัฒนาสินค้าจำนวนมาก ยกระดับให้บริการ โดยให้ระบบอัตโนมัติเข้ามาใช้ในองค์การและพัฒนาด้านทีมงานบริหารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น รับประกันความพอใจให้กับลูกค้าและถือนโยบายด้านการตลาดคำวิจารณ์มีสะท้อนกลับต่อความคิด และเริ่มนโยบายการตลาดใหม่ เช่นการทักทายกับผู้บริโภค การตกแต่งร้านค้าให้ดูอบอุ่น รวมทั้งการให้บรรจุภัณฑ์ ที่มีความปลอดภัยต่อสิ่งแวดล้อม ได้แสดงให้เห็นถึงตัวอย่างอันประณีตงดงามและทันสมัยในการจัดการด้านปฏิบัติงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งผลสำเร็จดังกล่าวส่งผลให้ Wal-mart เป็นกิจการการที่ติดอันดับ 1 ใน 10 ของ Fortune หลายหนและได้รับเลือกเป็น Retailer of the Decade จาก Discount Store News
จากการดำเนินธุรกิจในกลยุทธ์ระดับบริษัทขนาดใหญ่ (Conglomerate หรือ Corporate) ของ War-mart ซึ่งเป็นธุรกิจแบบร้านค้าปลีก,Discount Store และ Super Center ขายของประหยัดมีหลายสาขาและมีอัตราการเจริญเติบโตมียอดจำหน่าย ผลกำไรสูงสุดและใหญ่ที่สุดในอเมริกา จากการวิเคราะห์ กลยุทธ์ Corporate ของ War-mart ประกอบไปด้วย
กลยุทธ์หลัก (Grand Strategies)
· Wal-mart มีการขยายตัวอย่างรวดเร็ว มีจำนวนสาขามากถึง 3406 ภายใต้ชื่อ Sam’s Club 483 แห่ง และ Super Center 502 แห่ง และมียอดการจำหน่ายสินค้าสูงถึง 125 พันล้านเหรียญในปี 2000 มีการขยายตลาดไปรอบๆครอบคลุมตลาดและพยายามแย่งชิงตลาดจากคู่แข่งขันให้ได้มากที่สุด เป็นการขยายตัวแบบไปข้างหน้าและจะขยายตัวไปเรื่อยๆไม่หยุดลง เมื่อวิเคราะห์จากสภาวะแวดล้อมของ War-mart แล้วจะพบว่าวัฎจักรของธุรกิจอยู่ในระยะรุ่งเรือง (Prosperity)
· การเจริญเติบโต (Corporate Growth Strategies)
· การทุ่มตลาดของ War-mart มีฝ่ายบริหารงานบุคคลที่มีประสิทธิภาพการทำงานสูงและเป็นฝ่ายที่สำคัญสุดของบริษัท และมีระบบคอมพิวเตอร์ที่ทันสัยเข้ามาใช้ในการปฏิบัติงานและควบคุมระบบหมุนเวียนของสินค้า ใช้ Scanning bar code เพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการ Check Out ของลูกค้า ทำให้บริษัทเจริญเติบโตรวดเร็วสร้างผลกำไรให้กับบริษัทเป็นอย่างมาก
· การขยายตัวของ War-mart เป็นการขยายตัวเพิ่มขึ้นเมื่อดูจากการขยายสาขาในปัจจุบันมีอัตราเพิ่มขึ้นและมีแนวโน้มจะขยายต่อไปอีกในอนาคตข้างหน้า มีการเพิ่มยอดจำหน่ายสินค้าที่ทำกำไรให้อย่างมากเป็นอัตราการเจริญเติบโตในแนวนอน/แนวราบ ดูจากการซื้อกิจการของคู่แข่งขันที่ใหญ่ที่สุด Sam’s wholesale clubs และทำให้คู่แข่งขันทางการค้าได้ปิดตัวลงเมื่อ War-mart เข้าไปเปิดตัวเป็นการลดอุปสรรคในการแข่งขันทางการตลาดลง

กลยุทธ์การวางตำแหน่งของหน่วยธุรกิจในพอร์ต (Corporate Portfolio)
จากการวิเคราะห์ทางการแข่งขันใช้สมมุติฐานในเทคนิค BCG MATRIX เมื่อดูด้านส่วนแบ่งทางการตลาดแล้ว War-mart
Sub 1 การเจริญเติบโต (Growth Concentration) มุ่งเน้น
· การเจาะตลาดเดิม (Market Penetration)
· การขยายสู่ตลาดใหม่ (Market Development)
Sub 2 ความได้เปรียบทางการแข่งขัน (Competitive Advantage)
· ต่อรองกับ Supplier ให้ได้สินค้าราคาต่ำสุดและได้ส่วนลดมากที่สุด
· เพิ่มประสิทธิภาพของเทคโนโลยี IT ที่ทันสมัย
· มีกระแสเงินสดหมุนเวียนและสภาพคล่องทางการเงินที่แข็งแกร่งจากโครงสร้างการเงินตั้งแต่ปี 1991-2001 มีจุดแข็งของระดับทรัพย์สิน/หนี้สิน
Sub 3 การตลาด (Marketing)
· มีศูนย์กระจายสินค้าทันสมัยรวดเร็วและมีสาขาครอบคลุมพื้นที่
· ราคาถูกสินค้าคุณภาพดี,สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า
· เป็นผู้นำทางการตลาดจากยอดขายที่สูงกว่าคู่แข่งขันอย่าง Kmart และ Sears (ดูในปี 1993 มียอดขายมากกว่า Kmart 1.97 % และมากกว่า Sears 2.27% และเปรียบเทียบระหว่างปี 1992-1933 ยอดขายของ wal-mart เพิ่มขึ้น 21.37%, Kmart เพิ่มขึ้น 10% ส่วน Sears ลดลง –7.49% )

ส่วนแบ่งตลาดเปรียบเทียบคู่แข่งขันดังนั้นเมื่อพิจารณาผลการดำเนินการแล้วธุรกิจของ War-mart นั้นอยู่ในขั้น ดาว (STARS) เมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่งขันแล้ว Wal-mart จะอยู่ในจุดที่เด่นและได้เปรียบกว่าคู่แข่งขันอื่นๆ
สรุปกลยุทธ์ Corporate ของ War-mart มีความเหมะสมอยู่แล้วเมื่อดูจากอัตราการเจริญเติบโตสูง และอนาคตดีและมีโอกาลนำรายได้สู่องค์การได้มากในระยะยาว
การวิเคราะห์ตำแหน่งสภาวะแวดล้อมทางการแข่งขัน ซึ่งมีผลกระทบต่อการดำเนินงานของ Wal-mart ซึ่งเป็นองค์การที่มีหน่วยงานธุรกิจที่เป็นกลยุทธ์ที่สำคัญ สามารถประเมินสภาวะแวดล้อมในการแข่งขัน ที่ประกอบด้วยปัจจัยในกลุ่มอุตสาหกรรมจะมีผลกระทบต่อธุรกิจโดยตรง และทันทีทันใดการวิเคราะห์สภาพการแข่งขันที่เรียกว่า “โมเดลแรงผลักดัน 5 ประการจากการแข่งขันในอุตสาหกรรม” (FIVE FORCES MODEL) ของ Michael E.Porter สามารถสรุปได้ดังนี้อุปสรรคจากคู่แข่งขันเข้ามาใหม่ในตลาด ผู้แข่งขันจะเข้ามาได้ยากเพราะและต้องใช้เงินลงทุนสูง และ Wal-mart ได้สร้างชื่อและเป็นที่รู้จักดีของลูกค้าว่าบริการดีสินค้าถูกและประกันคุณภาพ และขยายสาขาไปทั่วทุกหนทุกแห่ง
อำนาจการต่อรองของผู้ซื้อ ลูกค้าจะมีอำนาจการต่อรองสูง เนื่องจากธุรกิจประเภทร้านค้าปลีกและ discount store มีจำนวนมากให้เลือกใช้บริการได้ แต่ War-mart ได้รับความเชื่อถือและความนิยมค่อนข้างสูง แรงผลักอันนี้ถือว่าเป็น Weak Force
อุปสรรคจากผลิตภัณฑ์ที่ทดแทนกัน รูปแบบร้านค้าที่สามารถเข้ามาทดแทนได้ คือ ร้านค้าประเภท เซเว่น มินิมาร์ท เปิดบริการทุกตรอก ซอกซอย ให้บริการ 24 ชม. แต่ในส่วนนี้ยังไม่น่าห่วงมาก เพราะลูกค้าซื้อของกับ เซเว่นหรือมินิมาร์ท จะเข้าจับจ่ายเฉพาะของที่ไม่มีเวลาไปหาซื้อหรือของที่จำเป็นเล็กน้อย เพราะสินค้าบางประเภทจะหาไม่ได้ในร้านค้าประเภทนี้และราคาก็ค่อนข้างแพงกว่าด้วย
อำนาจการต่อรองของผู้ขายปัจจัยการผลิต ผู้ขายไม่มีอำนาจในการต่อรอง เนื่องจากสินค้าประเภทนี้จะมีสินค้าจำนวนมากมาย และแต่ละรายการของสินค้าจะมีหลาย Brand-name ให้เลือกใช้
การเพิ่มของการแข่งขันระหว่างธุรกิจที่มีความรุนแรงมากขึ้น จำนวนคู่แข่งขันมีมากและคู่แข่งขันรายใหญ่ที่แข็งแกร่ง แต่มีจุดอ่อนทางด้านราคาสินค้าและการให้บริการ ไม่ครอบคลุมในทุกพื้นที่ จึงเป็นช่องทางที่ทำให้ Wal-mart ได้รับความจงรักภักดีค่อนข้างสูง

ปัจจัยสู่ความสำเร็จ (KEY SUCEESS FACTORS)
ความสามารถในการดำเนินการ
· มีระบบคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพ
· มีศูนย์กระจายสินค้าอัตโนมัติ
· มีสาขาครอบคลุมพื้นที่
· มีระบบดาวเทียมในการสื่อสารที่รวดเร็ว
ความสามารถในทางการตลาด
· ทำให้ลูกค้าพึงพอใจ
· ราคาถูกคุณภาพสินค้าดี
· บริการดี
ความสามารถทางทรัพยากรมนุษย์
· พนักงานพึงพอใจในการทำงาน
· พนักงานมีความสามารถ TEAM WORK
ความสามารถด้านบริหารงาน
· ผู้บริหารมีวิสัยทัศน์เป็นผู้นำมีความสามารถ
· มีการกระจายอำนาจผู้จัดการสาขา
· มีความสัมพันธ์ที่ดีต่อ Supplier เพื่อการวางแผนการดำเนินการร่วมกัน


จากการวิเคราะห์คู่แข่งขันมีข้อดีและข้อเสียดังนี้ข้อดี
· สินค้ามีราคาถูกกว่าคู่แข่งขันและสามารถทำกำไรได้มากกว่ามาตลอด และสนองตอบความต้องการของลูกค้า ทำให้ลูกค้าประทับใจและจงรักภักดี ทำให้คู่แข่งขันรายใหม่เข้ามาในตลาดยากพอสมควร
· มีระบบคอมพิวเตอร์และดาวเทียมเข้ามาใช้เพื่อความรวดเร็ว สนองตอบความต้องการลูกค้า
· การขยายสาขามากขึ้นทำให้ครองตลาดในการแข่งขัน
ข้อเสีย
· เสียส่วนแบ่งทางการตลาดให้กับคู่แข่งขันขนาดเล็กและไม่สามารถเรียกกลับคืนได้
ข้อเสนอแนะ
การดำเนินธุรกิจโดยใช้กลยุทธ์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบันของ Wal-mart ซึ่งมีการแข่งขันทางการตลาดและใช้การขยายตัวแบบแนวนอน จึงเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด ที่จะสามารถครองใจลูกค้า ซึ่งธุรกิจประเภทนี้กำลังประสบปัญหาภาวะลำบาก ในขณะที่ Wal-mart ยังคงดำเนินธุรกิจอยู่ได้เหนือคู่แข่งขันอื่นๆ เพื่อให้ประสบความสำเร็จต่อไปตามที่มุ่งหวังในอนาคตของ Wal-mart ควรจะขยายตัวต่อไปเรื่อยๆ
การดำเนินธุรกิจหรืองานใดๆในปัจจุบันจำเป็นอย่างยิ่งต้องมีการวิเคราะห์สภาวะแวดล้อม เพื่อมิให้การดำเนินงานอยู่ในภาวะความเสี่ยงของผู้บริหารควรรับผิดชอบต่อการวางแผนกลยุทธ์หรือต้องติดตามและวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอกและภายในอย่างสม่ำเสมอ กลยุทธ์ที่นำมาวิเคราะห์ SWOT เพื่อกำหนดแนวทางที่ดีที่สุดในองค์การ

STRENGTH (จุดแข็ง)
· สร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า
· สินค้ามีคุณภาพสูงและหลากหลาย
· มีส่วนแบ่งด้านการตลาดมากกว่าคู่แข่งขัน
· ชื่อเสียงของบริษัทเป็นที่รู้จักดี
· บริการที่รวดเร็วด้วยระบบคอมพิวเตอร์และดาวเทียม
· ส่งเสริมการขายอย่างต่อเนื่อง
· มีฐานะการเงินและสภาพคล่องที่ดี
WEAKNESS (จุดอ่อน)
· การประชาสัมพันธ์ค่อนข้างน้อยมาก
· มีหนี้สินเป็นภาระผูกพันสำหรับเช่าซื้อในระยะยาวเป็นจำนวนมากเกินไป
OPPORTUNITY (โอกาส)
· เปิดตลาดเสรีทำให้มีแนวโน้มการขยายตัวเข้าไปสู่ตลาดใหม่ได้ดีและเป็นที่นิยมและยอมรับทั่วไป
· มีการพัฒนาการบริหารและเทคโนโลยีใหม่
· สังคมให้ความสำคัญต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น
· ธุรกิจค้าปลีกเลิกกิจการ
THREAT (อุปสรรค)
· ความไม่แน่นอนของภาวะเศรษฐกิจ
· มีคู่แข่งขันจำนวนมากราย
· อัตราการเติบโตของอุตสาหกรรมคงตัวและมีแนวโน้มลดลง
· จุดอิ่มตัวทางการตลาดของผู้บริโภค
· ถูกมองในแง่ลบเรื่องใช้แรงงานเด็กในการผลิตเพื่อลดต้นทุน

กลยุทธ์ที่ใช้กับคู่แข่งขัน
· สินค้ามีราคาถูกทุกวัน มีคุณภาพดีและมีสินค้าแบบ One Stop Shopping ซึ่งแวะที่เดียวได้สินค้าครบทุกอย่าง
· ครอบคลุมพื้นที่ตามความต้องการของลูกค้า
· มีโกดังสินค้าภายในรัศมี 6ชม.จากที่ตั้งโกดังเพื่อสะดวกและความรวดเร็วในการขนถ่ายสินค้า
· มีคอมพิวเตอร์ที่ทันสมัยเข้ามาใช้ในการปฏิบัติงานและควบคุมระบบหมุนเวียนของสินค้า ใช้ Scanning bar code เพื่อเพิ่มความรวดเร็วในการ Check Out ของลูกค้า และมีระบบดาวเทียมเพื่อการสื่อสารที่ทันสมัย
· รณรงค์ใช้สินค้าที่รักษาสิ่งแวดล้อมและสินค้าที่ผลิตในประเทศ
· มีการวิจัยและพัฒนา ทดสอบสินค้าใหม่ๆเพื่อปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมและมีคุณภาพดีกว่าเดิม
กลยุทธ์ (Strategies)กลยุทธ์ระดับปฏิบัติการ (Functional Strategies) เน้นกลยุทธ์ในแผนต่างๆ ที่ประกอบด้วย
· แผนการตลาด
· แผนการผลิต/การดำเนินงาน
· แผนการด้านทรัพยากรบุคคล
ซึ่งแต่ละแผนมีความสอดคล้องให้เกิด
· Quality
· Safety
· Save Time
· Development
· Convenience
กลยุทธ์ระดับธุรกิจ (Business Strategies)
· จูงใจให้ลูกค้าใช้สินค้าที่ลดมลภาวะต่อสิ่งแวดล้อม และใช้สินค้าที่ผลิตภายในประเทศ
· มีนโยบายการขายสินค้าราคาถูกทุกวัน every day low price และสินค้าที่มีคุณภาพ
· มีการจัดโปรแกรมฝึกอบรม ,สัมมนาให้พนักงานมีคุณภาพและผลงานที่ดี เพื่อกระตุ้นให้พนักงานมีความรักต่องานของตนเอง
· ให้ความสำคัญต่อพนักงานและรับความคิดเห็นของพนักงาน นำมาปรับปรุงและพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นๆ
· มุ่งตลาดการแข่งขันโดยเปิดสาขากระจายครอบคลุมทุกพื้นที่ เพื่อเอาชนะคู่แข่งขัน
· การจัดส่งสินค้ากระจายสินค้าที่มีประสิทธิภาพโดยมีศูนย์กระจายสินค้าอัตโนมัติ

Wal-mart เป็นองค์การขนาดใหญ่มีจำนวนบุคลากรจำนวนมากสิ่งสำคัญที่สุดคือ การสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพและเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้องค์การเติบโตเจริญก้าวหน้ายิ่งขึ้นไป ทีมงานที่มีประสิทธิผลของ Wal-mart ตามทฤษฏีของ Stephen P.Robloins และ Mary Coutter คือ
1. มีเป้าหมายชัดเจน (Cleave goals)
§ มีความต้องการเป็นผู้นำทางการตลาด
§ ต้องการความจงรักภักดีของลูกค้า
§ ต้องการขยายตลาดทั้งในอาณาเขตในประเทศและแผ่ขยายไปยังต่างประเทศ
2. มีทักษะที่สัมพันธ์กับงาน (relevant skills)
§ มีทีมงานมีความสามารถและเชียวชาญในการบริหารองค์การ
§ มีการจัดองค์การแบบ Flat Organization เพื่อลดขั้นตอนการทำงาน
3. มีความไว้วางใจซึ่งกันและกัน (Mutual trust)
§ รับฟังปัญหาและข้อเสนอแนะของพนักงาน
§ สร้างบรรยากาศในการทำงานที่ดี
4. มีข้อผูกมัดร่วมกัน (Unified Commitment)
§ สร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับพนักงาน
§ สร้างความร่วมมือร่วมใจในการทำงานของพนักงาน
5. มีการติดต่อสื่อสารที่ดี (Good Communication)
§ มีระบบดาวเทียมในการติดต่อสื่อสารได้รวดเร็วและทันเวลาทำให้ทีมงานมีความเข้าใจตรงกัน
6. มีทักษะในการเจรจาต่อรอง (Negotiation Skill)
§ ทีมงานให้ความช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
7. มีภาวะผู้นำกลุ่มที่เหมาะสม (Appropriate Leadership)
§ มีผู้นำกลุ่มที่จูงใจโน้มน้าวพนักงานที่ดีเยี่ยม
§ ผู้นำที่มีทักษะและความสามารถ
8. ได้รับการสนับสนุนทั้งจากภายในและภายนอก (Internal and External Support)
§ มีการจัดฝึกอบรม
§ การประเมินผลการปฏิบัติงาน
§ การให้รางวัล
§ การให้ผลตอบแทน


จะเห็นได้ว่าการทำงานเป็นกลุ่มของ Wal-mart มีความเหมาะสมสำหรับสภาวะแวดล้อมในปัจจุบันมาก สำหรับองค์การขนาดใหญ่ มีพนักงานเป็นจำนวนมาก การให้บริการสินค้าหลายประเภทหลายรูปแบบและมีผู้ใช้บริการเป็นจำนวนมาก ปัญหาที่เกิดขึ้นเสมอคือ การให้บริการไม่ทั่วถึงและไม่เท่าเทียมกัน เมื่อมีการทำงานเป็นกลุ่มสามารถลดปัญหาเหล่านี้ได จะสังเกตได้ว่าการทำงานเป็น Team Work เหมาะสมกับงานประเภทสร้างแรงจูงใจในการให้บริการได้ดี เช่นความสามารถในการเลือกสินค้า การค้นหาสินค้า ความเป็นกันเองกับลูกค้า หรือแนะนำบริการต่างๆ เป็นต้น เพราะงานประเภทนี้มีกลไกในการทำงานไม่ซับซ้อน แต่งานประเภทที่ต้องเกี่ยวข้องกับข้อมูลหรือมีกระบวนการที่ซับซ้อนในการทำงานหลายคนจะเกิดความผิดพลาดได้มาก เช่น การควบคุมปริมาณสินค้า หรือการชำระค่าสินค้า เป็นต้น อย่างไรก็ตาม Wal-mart ใช้การทำงานเป็น Team Work ควบคู่กันไปกับการสร้างจิตสำนึกให้กับพนักงานด้วย

May be a SWOT analysis of Wal-Mart would create a clearer picture for you:Strength:Strong Brand, Merchandising innovation, Cutting-edge technology in : logistic, inventory management, merchandising display, and point of sale service., Employee morale, Large numbers of store, Economies of scale, Good supplier relationship, Financial strength, mgt. skill and employee competencies, Good image of employer, Recognition by business world, Proactive culture i.e. Customer/quality/performance driven, Employees Empowerment, and Team approach leadership.Weaknesses:Conservative growth policy( adjacent store expansion ), Killer of small business's image, low rate of retailing exploitation, subpart in marketing skill ( with in the same making capacity and potential Wal-Mart could produce less ), Opportunities:Global expansion, New venture to other related business, market development to new segment, expansion of product Line, new merchandising retailing( Wal-Mart express or kiosk , E-tailing or e-commerce ), Network of supply chain and distribution for lowering cost, Co-branding or alliances with leading company for joint exploration Threats:Target growth, Kmart new positioning, Kmart and Sears alliances, slow move in growth investment, anti Wal_Mart movement from community effected by Wal-Mart store, Aggressive Investment and Expansions in global arena by Tesco and Carrfour

TOWS matrix Strategies' analysis:SO : use strength to reach opportunities- Growth via global market expansion and domestic market segment development- Growth via Alliance and or joint venture to new business ventureWO : overcome weaknesses to reach opportunities- Making change of conservative Investment policy to an Aggressive policy ST : use strength to deter threat- battle for position of the satisfaction and loyalty to customer by increasing better quality and innovative product and be more customer best practice- experiment of new merchandising form of retailing to look for new version of distribution channelWT : overcoming weaknesses and avoiding threat- Outsourcing of marketing activities who are more experience and professional- creating community relationship program for a better store imageI do hope you can get the idea from this comment and analysis and can go on for a further and in depth analysis which should be dealing with all the functional areas like HR, Production, Finance, Marketing, R&D, and ICT.

13703 ตัวอย่างการย่อ หน่วยที่ 1

หน่วยที่ 1 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ
สารสนเทศ คือ ข้อมูล ข่าวสาร ความรู้ในรูปแบบต่าง ๆ ที่ได้ถูกบันทึก ประมวลผล และนำออกเผยแพร่เป็นประโยชน์ต่อส่วนบุคคลและสังคม ก่อนนำออกเผยแพร่นั้นสถาบันบริการสารสนเทศ จะมีกระบวนการในการจัดเก็บสารสนเทศ (information storage) ซึ่งเป็นกระบวนการในการคัดเลือกสารสนเทศ ทั้งจากแหล่งภายใน และภายนอกสถาบันรนำมาวิเคราะห์จัดหมวดหมู่ควบคุมโครงสร้าง จัดทำสื่อการจัดเก็บไม่ว่าจะเป็นด้วยแรงมนุษย์หรือด้วยเครื่องจักร สำหรับการค้นหาและค้นคืนสารสนเทศ (information retrieval) ซึ่งเป็นกระบวนการในการค้นสารสนเทศสำหรับผู้ใช้โดยมีเป้าหมายเพื่อชี้หรือระบุหรือดึงสารสนเทศเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ออกมาจากที่จัดเก็บ เมื่อผู้ใช้ได้แหล่งสารสนเทศที่ต้องการขั้นตอนต่อไปคือ การถ่ายโอนสารสนเทศ (information transfer) หมายถึง การที่สารสนเทศที่ค้นพบ ได้รับการเปิดเผยหรือส่งต่อไปยังบุคคลอื่นที่ต้องการ
สถาบันบริการสารสนเทศมีบทบาทที่สำคัญในการเป็นตัวกลางระหว่างทรัพยากรสารสนเทศและผู้ใช้ ซึ่งสถาบันฯ จำเป็นต้องมีการจัดหาและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศในรูปแบบสิ่งพิมพ์และอื่น ๆ จากแหล่งต่าง ๆ และต้องสอดคล้องตามนโยบายและเกณฑ์มาตรฐานในการจัดตั้งสถาบันฯ โดยมีการจัดหมวดหมู่และทำรายการ ตามหลักวิชาการจัดทำโครงสร้างระบบการจัดเก็บและควบคุมเพื่อการค้นหา ค้นคืน ในลักษณะบรรณานุกรม ไม่ว่าจะเป็นบัตรรายการหรือ OPAC ซึ่งสามารถให้สมาชิกใช้ประโยชน์ได้ทุกระดับ อีกทั้งยังมีการทำดรรชนี ทั้งในรูปแบบศัพท์ควบคุมและรูปแบบศัพท์อิสระ เพื่อเป็นเครื่องมือในการค้นหา ค้นคืนสารสนเทศสิ่งหนึ่งที่มักจัดทำร่วมกันกับดรรชนีคือสาระสังเขป เป็นตัวแทนของเนื้อหาสาระจากต้นฉบับ ซึ่งทั้งหมดทั้งสิ้นของกระบวนการจัดหมวดหมู่และทำรายการนี้จะจบลงด้วยการจัดทำฐานข้อมูล เพื่อให้บริการค้นคืนสารสนเทศ ตามขอบเขตหน้าที่และวัตถุประสงค์ของสถาบัน สำหรับบริการพื้นฐานก็จะมี บริการยืม-คืน บริการการอ่าน บริการตอบคำถามและช่วยค้นคว้า ฯ นอกจากนี้ยังมีบริการส่งเสริมการใช้ เช่น บริการสารสนเทศทันสมัย บริการเลือกสรรสารสนเทศเฉพาะบุคคล ฯลฯ เป็นต้น การจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ เป็นงานหลักที่เชื่อมโยงระบบบริการต่าง ๆ และระบบงานของสถาบัน ในส่วนความสำคัญต่อผู้ใช้ อาจกล่าวได้ว่า การจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ ขจัดปัญหาต่าง ๆ ในการเข้าถึงสารสนเทศ เปิดโอกาสให้ผู้ใช้เข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศทุกประเภททั้งภายในและภายนอกสถาบัน มีเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการเข้าถึง เกิดความรวดเร็วในการเข้าถึงสารสนเทศตรงกับความต้องการเพื่อตอบสนองความต้องการในการใช้สารสนเทศในภารกิจต่าง ๆ ด้วยตนเอง
พัฒนาการของการจัดเก็บและการค้นค้นสารสนเทศ
ก่อนทศวรรษ 1960 การจัดเก็บและการค้นคืน เข้ามามีบทบาทตั้งแต่เริ่มมีการบันทึกลงกระดาษ และเมื่อมีเครื่องพิมพ์ในศตวรรษที่ 15 ทำให้หนังสือมีจำนวนมากขึ้น เป็นจุดเริ่มต้นความคิดและแนวทางการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ในการแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศที่ผลิตออกมามากมาย จึงส่งผลให้เกิดความคิดในการควบคุมทางบรรณานุกรม ในระยะแรกนั้นใช้ประโยชน์ได้เฉพาะกลุ่ม บัตรรายการที่จัดทำไม่สมบูรณ์แบบ ไม่ทันสมัย จนทำให้เกิดมาตรฐานในการจัดหมวดหมู่ขึ้นโดยวิเคราะห์เนื้อหา ระบบที่นิยมและรู้จักกันดีดือ DC และ LC และใช้กันมาจนถึงปัจจุบัน สำหรับการทำดรรชนีและสาระสังเขป ในยุคแรกนั้นเริ่มต้นในยุโรป จัดทำเพื่อใช้ในศาสนกิจ และพัฒนาไปศาสตร์อื่น ๆ จนในศตรวรรษที่ 20 จึงมีการสำรวจการบริการสาระสังเขปและดรรชนีของโลก มีการใช้เครื่องจักรในการให้บริการ และมาตรฐานในการจัดทำ เทคโนโลยีระยะแรกนั้น เริ่มจากการใช้เทคโนโลยีไมโครกราฟิกซึ่งเป็นเทคโนโลยีการถ่ายภาพย่อส่วนสารสนเทศจากต้นฉบับ ซึ่งมีขนาดเล็กมาก จนไม่สามารถอ่านได้ด้วยตาเปล่า และการค้นคืนสารสนเทศที่ต้องการบนไมโครฟอร์มให้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วด้วยเทคนิควิธีการต่าง ๆ สำหรับเทคโนโลยีในการค้นคืนสารสนเทศนั้นเริ่มต้นจากแนวคิดจากบทความของ ชื่อ “As we May Think” ซึ่งกล่าวถึงการใช้อุปกรณ์เมมเมกซ์ (Memex) ในการจัดเก็บและค้นคืนจนเกิดความพยายามวิจัยพัฒนาเทคโนโลยีด้านการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศโดยคอมพิวเตอร์ ระบบแรกนั้นคือการทำดรรชนี KWIC-KWOC และต่อมาหอสมุดรัฐสภาอเมริกันได้เริ่มต้นสร้างระเบียนข้อมูล MARC โดยบรรจุรายละเอียดของบัตรรายการลงในแถบแม่เหล็ก
ตั้งแต่ทศวรรษ 1960 NASA ต้องการใช้ข้อมูลจำนวนมากจึงให้เงินสนับสนุนการวิจัยที่สามารถนำมาใช้ในการจัดเก็บและค้นคืน และการวิจัยของกลุ่มวิจัยแครนฟิลด์เป็นการพัฒนาต้นแบบระบบค้นคืนอัตโนมัติ ในช่วงนี้มีการพัฒนากลุ่มความร่วมมือในการใช้ฐานข้อมูลร่วมกัน เช่น OCLC, RLIN และช่วงทศวรรษนี้ ได้เริ่มมีบริการค้นคืนสารสนเทศเชิงพาณิชย์ และเริ่มมีการบริการออนไลน์ เช่น DIALOG, ORBIT และปลายทศวรรษ 1980 เทคโนโลยี ซีดี-รอมถูกใช้อย่างกว้างขวาง จนกระทั่งทศวรรษ 1990 มีการใช้เทคโนโลยีเว็บซึ่งให้บริการบนอินเทอร์เน็ต เป็นแหล่งให้บริการค้นคืนที่มีปริมาณมากขึ้นอย่างไม่หยุดยั้งจนถึงปัจจุบัน
คำถาม การจัดเก็บและการค้นคืนสารสนเทศ มีความสำคัญอย่างไร?